Nowe zasady mają ułatwić życie pracodawców. Co zmieniło się z początkiem 2019 roku?

Z początkiem stycznia w życie weszły nowe przepisy, które ułatwią przechowywanie akt pracowniczych dotyczących pracowników i zleceniobiorców, a przy okazji obniżą koszty związane z ich przechowywaniem. Pracodawcy będą mogli od teraz prowadzić i przechowywać dokumentację w papierowej lub elektronicznej wersji.

Dla polskich pracodawców to nie jedyna nowość. Dokumenty nowozatrudnionych pracowników pracodawca będzie teraz przechował 10 lat. Dotychczas w Polsce obowiązywał jeden z najdłuższych okresów przechowywania dokumentacji kadrowo-płacowej, czyli 50 lat. Jak mówi Krystyna Michałek z Zakładu Ubezpieczeń  Społecznych województwa kujawsko-pomorskiego, o tym, jak długo pracodawca będzie przechowywał dokumentację pracowniczą, decyduje przede wszystkim data rozpoczęcia pracy u pracodawcy.

Dla pracowników, którzy zatrudnieni zostali po raz pierwszy po 31 grudnia 1998 r. a przed dniem 1 stycznia 2019 r. pracodawca może skrócić okres przechowywania akt z 50 do 10 lat, ale tylko wówczas, gdy złoży oświadczenie (ZUS OSW) o zamiarze przekazywania raportów informacyjnych (ZUS RIA), oraz przekaże do ZUS raport informacyjny (ZUS RIA) za każdego pracownika/zleceniobiorcę zatrudnionego po raz pierwszy w tym okresie - mówi Krystyna Michałek, rzecznik regionalny ZUS województwa kujawsko-pomorskiego.

Inaczej wygląda sprawa akt pracowników i zleceniobiorców zatrudnionych przed 1999r. Pracodawca będzie musiał przechowywać je przez 50 lat. Tak będzie również, gdy w dokumentacji pracownika są dane o okresach związanych z pracą górniczą. Jeżeli pracownik zatrudniony w okresie 1999-2018 r. nadal pracuje to pracodawca musi składać za niego raport informacyjny (ZUS RIA) dopiero po zakończeniu stosunku pracy, czyli wraz z wyrejestrowaniem z ubezpieczeń (ZUS ZWUA). Za pracowników, którzy zakończyli pracę przed złożeniem oświadczenia (ZUS OSW), pracodawca zobowiązany jest złożyć raporty ZUS RIA najpóźniej w terminie 12 miesięcy od dnia złożenia tego oświadczenia.

[ZT]32297[/ZT]

Wszelkie kwestie, które dotyczą e-AKTA, zostaną omówione podczas szkoleń „E-akta - zmiany w zasadach przechowywania akt pracowniczych”, które organizuje bydgoski i toruński oddział ZUS. We włocławskim inspektoracie przy ul. Płockiej w styczniu odbędzie się jeszcze jedno spotkanie - 25 stycznia. Zaplanowano je także 22 lutego, 29 marca, 26 kwietnia, 31 maja i 28 czerwca. Szkolenie rozpoczną się o godz. 11. Nie obowiązują żadne zapisy.