Optymalizacja czasu pracy to łatwiej powiedzieć niż zrobić! Jest to jednak jeden z głównych problemów przedsiębiorców. Zarządzanie czasem ma kluczowe znaczenie dla liderów biznesu. Wiedza o tym, jak zorganizować swój dzień w najlepszy sposób, aby być produktywnym, jest podstawą codziennego życia przedsiębiorców. Istnieje kilka dobrych nawyków, które warto przyjąć, aby zoptymalizować swój czas pracy. Jak efektywnie zarządzać swoim czasem w firmie? Łączenie życia zawodowego z prywatnym to wyzwanie dla przedsiębiorcy. Dzień składa się z 24 godzin, więc czy Ci się to podoba czy nie, zarządzanie czasem jest podstawą.
Ustalanie priorytetów to sedno zarządzania czasem dla przedsiębiorców. Wszystkie procesy w firmie można podzielić na trzy kategorie: zadania pilne, zadania niezbędne i inne, których nie należy lekceważyć. Po pierwsze, menedżer powinien skupić się na działaniach pilnych, których nie można odkładać na później (pod groźbą np. zapłacenia kary za opóźnienie lub utraty klienta). Działania, które są niezbędne do sprawnego funkcjonowania firmy należą do drugiej partii i muszą być dobrze zarządzane, aby nie znalazły się w stanie zagrożenia. Wreszcie, działania peryferyjne muszą być uwzględnione w dobrze przemyślanej organizacji z wyprzedzeniem.
Pamiętaj, nie każdy telefon, który dzwoni musi być odebrany. Telefon należy do nas i ma służyć nam, nie my służyć telefonowi. Dlatego też należy świadomie odbierać tylko te połączenia, które chcemy, od osób, z którymi chcemy rozmawiać. Musimy więc wiedzieć, kto do nas dzwoni. Dlatego rozbudowujmy książkę telefoniczną aby mieć numery wszystkich potencjalnie mogących dzwonić. A jeśli nie znamy jakiegoś numeru telefonu to skorzystajmy z wyszukiwarek nieznanych numerów takich jak ktoto.info albo odebrac.pl.
Dni nigdy nie są wystarczająco długie dla przedsiębiorców, którzy muszą wykonywać kilka czynności jednocześnie. Aby zapewnić wystarczającą ilość czasu na kluczowe procesy, należy unikać marnowania czasu na działania peryferyjne i w związku z tym dokonywać wyborów, które czasami nie są łatwe. Na przykład, przedsiębiorca może zdecydować się na uczestnictwo tylko w niezbędnych spotkaniach i wyznaczyć stałe przedziały czasowe w ciągu dnia na odpowiadanie na e-maile. Ciekawe jest również korzystanie z aplikacji do pracy w podróży.
Kiedy rozpoczynasz zadanie, otoczenie powinno Ci w jak najmniejszym stopniu przeszkadzać. Często wskazane jest odłączenie się od telefonu komórkowego lub poczty elektronicznej, aby nie przerywać sobie co pięć minut. Możesz zadzwonić do wirtualnego asystenta na swój telefon lub zaznaczyć w automatycznej odpowiedzi, że w danej chwili nie możesz przyjmować zgłoszeń. Można nawet podać numer alarmowy do jednego z pracowników w przypadku wystąpienia prawdziwej sytuacji awaryjnej, dzięki czemu można być bardziej zrelaksowany i wydajny.
Często się o tym zapomina, ale nieoczekiwane zdarzenia są integralną częścią życia biznesowego. Przeciążony harmonogram nie pozwala na zajęcie się tymi niewiadomymi i może być naprawdę problematyczny, gdy pojawia się nagły wypadek. Dlatego zaleca się, aby każdego dnia przeznaczyć margines odpowiadający 10% ich czasu na radzenie sobie z opóźnieniami lub nieoczekiwanymi trudnościami. Ten organizacyjny środek ostrożności zmniejsza stres i daje więcej czasu na refleksję. Aby go wdrożyć, można rozważyć użycie pakietu oprogramowania do zarządzania czasem. Nie należy skupiać się na nieprzewidzianym wydarzeniu, ale starać się radzić sobie z nimi wszystkimi w miarę możliwości.
Wiedz, jak delegować zadania, jeśli chcesz utrzymać się na powierzchni. Menedżerowie zbyt często nie doceniają tego aspektu życia biznesowego, ale złudzeniem jest myślenie, że mogą zarządzać wszystkim bez delegowania zadań. W celu optymalizacji czasu, w interesie przedsiębiorcy leży powierzenie szeregu zadań swoim pracownikom lub usługodawcom zewnętrznym, przy zachowaniu pełnej autonomii, w celu uwolnienia czasu na pracę nad ogólną strategią firmy.
Nie wyklucza to utrzymywania kontroli nad działaniami, ale pozwala rozróżnić, co należy do wyłącznej odpowiedzialności menedżera, a co można powierzyć pracownikom. Ale co więcej, przekaż swoje metody dalej, abyś nie był jedynym, który je stosuje! Jeśli jesteś bardzo wydajny, ale Twoi pracownicy nie zintegrowali ich, pozostaną zależni od Ciebie i dlatego nie będziesz w stanie poświęcić się swojej misji.
