Imprezy integracyjne, jak i bardziej oficjalne imprezy w życiu firmy wymagają odpowiedniej oprawy. Osoba, której powierzone zostaje takie zadanie, stoi przed rozbudowanym projektem, który wymaga połączenia wielu różnych kompetencji. Trzeba być kreatywnym, dobrze zorganizowanym i odpornym na stres. Od czego zacząć? Od dobrego planu.
Przygotowując oficjalną galę, jak i dłuższy wyjazd integracyjny musisz na początku odpowiedzieć sobie na pytanie, jakie czekają cię w związku z tym zadania. Na samym początku najlepiej spisać wszystko, co przychodzi ci do głowy. Zamówienie sceny, wynajem samochodów, zaplanowanie odpowiedniej oprawy wizualnej, przygotowanie statuetek, wynajęcie hotelu i rezerwacja sali, cateringu, sprzątania? To tylko przykładowe obowiązki - z reguły jest ich dużo więcej. Najpierw trzeba je spisać, potem pogrupować, przypisać do konkretnego miejsca w projekcie. Warto także od razu zaplanować podział obowiązków. Nie masz łatwości w tworzeniu komunikatów promocyjnych? Potrzebny ci copywriter. Pamiętaj, twój czas przeznaczaj na najważniejsze obowiązki i te, w których czujesz się pewnie. Jeśli coś przychodzi ci z trudem, a nie jest to newralgiczny punkt projektu - zleć to zadanie. Potrzebna będzie niania dla dzieci pracowników? Znaleźć ją może sekretarka albo asystentka, ty nie musisz jej szukać. Powodzenie projektów w bardzo dużej mierze zależy od umiejętności delegowania zadań.
To z reguły największe zmartwienie organizatorów imprez. Jak sprawić, aby goście bawili się dobrze, wszystko było na poziomie, a budżet się dopiął. Pomocą w takich przypadkach często służy agencja eventowa, która ma kilkanaście albo kilkadziesiąt gotowych pomysłów na imprezę. Problem jednak polega na tym, że z reguły są to także pomysły już przetestowane, a wszystkich zależy na oryginalności. Wróżka tutaj niewiele pomoże - najlepiej jednak postawić na własną intuicję. Może mała burza mózgów w zespole? Najbardziej szalone pomysły czasami okazują się trafione w dziesiątkę, szczególnie w przypadku imprez integracyjnych. Agencje gwarantują odciążenie organizatora z wielu obowiązków, często jednak charakter planowanej imprezy na tym jednak traci. Być może lepiej więc poświęcić więcej czasu na pracę koncepcyjną z zespołem, stworzyć coś własnego i kreatywnego, a potem poszukać realizatorów tego planu. Ta druga część zawsze jest łatwiejsza niż praca koncepcyjna.
