materiały partnera
Kontakt z administracją publiczną wielu przedsiębiorcom nadal kojarzy się z kolejkami i wypełnianiem papierowych formularzy, choć wiele spraw urzędowych można dziś załatwić przez internet. Urząd musi jednak mieć pewność, kto składa dokumenty online. Do potwierdzenia tożsamości w usługach publicznych i podpisywania dokumentów elektronicznych służy Profil Zaufany – bezpłatne narzędzie dostępne dla osób fizycznych.
Profil Zaufany pozwala potwierdzić tożsamość w internetowych usługach administracji publicznej oraz podpisać dokument podpisem zaufanym. Dzięki temu przedsiębiorca może zalogować się do serwisów urzędowych, złożyć wniosek online i potwierdzić, że dokument pochodzi od niego. W kontaktach z podmiotami publicznymi podpis zaufany zastępuje podpis własnoręczny, dlatego można za jego pomocą załatwiać wiele spraw bez osobistej wizyty w urzędzie.
Profil Zaufany jest bezpłatny i przypisany do konkretnej osoby fizycznej, a nie do firmy. Właściciel jednoosobowej działalności może korzystać z niego zarówno w sprawach prywatnych, jak i firmowych. W przypadku spółek z Profilu Zaufanego korzystają osoby uprawnione do reprezentacji, ponieważ każda z nich posługuje się własnym profilem. Szersze wyjaśnienie, co to jest Profil Zaufany i jakie daje możliwości, znajduje się na stronie Studium Przedsiębiorczości, bezpłatnej platformie edukacyjnej dla przedsiębiorców.
Jednym z najszybszych sposobów założenia Profilu Zaufanego jest skorzystanie z bankowości elektronicznej. Wiele banków umożliwia potwierdzenie tożsamości na podstawie danych zweryfikowanych już przy zakładaniu rachunku. Dzięki temu cały proces można zwykle przejść online, bez dodatkowej wizyty w urzędzie.
Drugą możliwością jest złożenie wniosku przez internet i potwierdzenie go osobiście w punkcie potwierdzającym, np. w urzędzie skarbowym, urzędzie wojewódzkim, oddziale ZUS albo innym wyznaczonym miejscu. Ta ścieżka wymaga wizyty, ale nie wymaga posiadania konta w banku, który obsługuje zakładanie Profilu Zaufanego.
Warto pamiętać, że Profil Zaufany jest ważny przez 3 lata. Przed upływem tego terminu można samodzielnie przedłużyć jego ważność na kolejny okres (po zalogowaniu na pz.gov.pl i wybraniu opcji przedłużenia profilu), dzięki czemu nie traci się dostępu do podpisywania dokumentów i korzystania z usług publicznych online.
Profil Zaufany przydaje się przede wszystkim w sprawach urzędowych związanych z prowadzeniem działalności. Przedsiębiorcy mogą wykorzystywać go m.in. do logowania się do serwisów publicznych, podpisywania wniosków i przesyłania dokumentów online. Przedsiębiorcy najczęściej wykorzystują Profil Zaufany m.in. do:
Lista ciągle się zmienia wraz z kolejnymi usługami udostępnianymi w serwisach publicznych. Przed wizytą w urzędzie warto więc sprawdzić, czy danej sprawy nie można już załatwić zdalnie.
Profil Zaufany sprawdza się przede wszystkim w kontaktach z administracją publiczną. Nie zastępuje jednak podpisu kwalifikowanego we wszystkich sytuacjach biznesowych. Przy podpisywaniu części dokumentów handlowych, dokumentów kierowanych do kontrahentów zagranicznych czy niektórych dokumentów spółek może być potrzebny kwalifikowany podpis elektroniczny, wydawany odpłatnie przez certyfikowanych dostawców. Dlatego przed podpisaniem ważnego dokumentu dobrze jest się upewnić, jaka forma podpisu jest wymagana w danej procedurze.
W praktyce część przedsiębiorców korzysta z obu rozwiązań równolegle. Profil Zaufany służy im do bieżących spraw urzędowych, natomiast podpis kwalifikowany wykorzystują tam, gdzie potrzebna jest forma podpisu uznawana szerzej niż w usługach administracji publicznej. Przy niewielkiej skali działalności Profil Zaufany często wystarcza do codziennych kontaktów z urzędami, ale nie zawsze zastąpi podpis kwalifikowany w relacjach biznesowych.
Korzystanie z Profilu Zaufanego opiera się na dodatkowym potwierdzeniu tożsamości, np. kodem SMS, potwierdzeniem w aplikacji albo logowaniem przez zaufanego dostawcę tożsamości. Dlatego trzeba szczególnie chronić dane logowania, telefon oraz kody autoryzacyjne. Nie należy podawać ich podczas rozmów telefonicznych, w wiadomościach e-mail ani na stronach, do których prowadzą podejrzane linki podszywające się pod urzędy lub banki.
