Sprzyjająca pogoda zachęca do tego, by bawić się na świeżym powietrzu. Z tego powodu dużym zainteresowaniem cieszą się eventy sportowe, które można połączyć także z innymi wydarzeniami. To doskonały pomysł na przyciągnięcie tłumów, choć kluczem do sukcesu jest tu dobra organizacja. Jak przygotować sportowy event krok po kroku? O czym trzeba pamiętać?
Na początek należy ustalić datę. Event sportowy powinien odbywać się w taki dzień, w który najwięcej osób będzie mogło się na nim pojawić. Lepiej więc unikać dni, kiedy w okolicy organizowane są jakieś konkurencyjne duże wydarzenia. Warto też zastanowić się, czy event będzie cieszył się dużym zainteresowaniem podczas świąt, które zwyczajowo spędzane są w domu z rodziną. Nie zaszkodzi również sprawdzić prognozę pogody na ten dzień, choć może okazać się, że ulegnie ona jeszcze wielu zmianom.
Niektóre eventy są organizowane na terenie prywatnym, który należy do organizatora i wtedy nie ma problemu z jego wynajęciem czy szukaniem najlepszego terenu. Jeśli nim nie dysponujesz, to musisz odpowiednio dużo czasu zarezerwować na obejrzenie okolicy i znalezienie idealnego miejsca. Najlepszy będzie płaski teren, do którego możliwy jest łatwy dojazd. Lokalizacja w pobliżu dużych dróg z pewnością może być dodatkowym atutem, bo ułatwi dotarcie na miejsce. Warto przewidzieć miejsce na parking, toalety czy strefę gastronomiczną. Eventy można też organizować na zamkniętych halach i stadionach, które już częściowo mają przygotowaną infrastrukturę, co ułatwia dalsze planowanie. Oczywiście koniecznie trzeba upewnić się, że miejsce można wynająć w wybranym wcześniej terminie. Jeśli nie jest to możliwe, to trzeba zastanowić się dobrze nad zmianą daty lub miejsca eventu. Takie kwestie należy rozpatrywać indywidualnie i bez pośpiechu, bo ustalenie czasu i miejsca imprezy jest niemal najważniejsze dla powodzenia.
Event sportowy nie będzie mógł odbyć się bez sprzętu sportowego. Z tego powodu warto go odpowiednio wcześnie zarezerwować i wynająć. Bramki do piłki nożnej lub piłki ręcznej, konstrukcje do koszykówki, sztuczna trawa czy zestawy do gry w siatkówkę plażową można rozłożyć niemal w każdym miejscu. Wystarczy jedynie je wcześniej zamówić, by na pewno dotarły na miejsce przed rozpoczęciem eventu. Kolejną kwestią jest to, że wynajem sprzętu sportowego jest tańszą opcją niż jego zakup. Pamiętaj, że nawet jeśli organizujesz imprezę cyklicznie i często będziesz potrzebować sprzętu, to jego przechowywanie i konserwacja też jest kosztowna. Zdecydowanie łatwiej jest, więc wynająć sprzęt i po evencie go zwrócić. Oczywiście konieczne jest sprawdzenie parametrów sprzętu oraz upewnienie się, że będzie on mógł zostać rozstawiony w wybranej hali czy też na konkretnym terenie.Zapoznaj się z ofertą na wynajem sprzętu sportowego na eventy: https://www.sport-transfer.com.pl/eventy-sportowe-wynajem-sprzetu
Podczas eventu sportowego nie może zabraknąć jedzenia. W zależności od charakteru wydarzenia i budżetu możesz zaproponować przekąski w cenie biletu lub też wynająć miejsce pod food trucki i inne stanowiska prowadzące sprzedaż jedzenia. Możesz też wynająć przenośne toalety oraz zadbać o dostępność śmietników. Jest to wskazane, bo z pewnością zależy Ci na tym, by podczas imprezy panował porządek. W przypadku niewielkich eventów sportowych, które nie mają trwać długo, możesz całkowicie zrezygnować z dodatkowych atrakcji i udogodnień.
Jeśli organizowany przez Ciebie event kwalifikuje się jako impreza masowa, to musisz także uzyskać zgodę wójta, burmistrza lub prezydenta miasta oraz zdobyć opinie służb. Konieczne może okazać się także zabezpieczenie imprezy przez służby porządkowe, co ma zapewnić większe bezpieczeństwo uczestnikom. Zgodnie z ustawą imprezy masowe obejmują przynajmniej:
- 1000 osób na otwartej przestrzeni,
- 500 osób w budynkach, obiektach sportowych - imprezy artystyczne, rozrywkowe,
- 300 osób w budynkach, obiektach sportowych - imprezy sportowe,
- 200 osób w budynkach, obiektach sportowych - imprezy sportowe o podwyższonym ryzyku.
Równocześnie trzeba zaznaczyć, że imprezami masowymi nie są wydarzenia: z udziałem sportowców niepełnosprawnych, zawody sportowe dzieci i młodzieży oraz imprezy rekreacyjne.
Jeśli już wiesz, gdzie i kiedy odbędzie się event oraz zająłeś się też uzyskaniem niezbędnych pozwoleń i wynajęciem sprzętu sportowego, to możesz zająć się kwestią rozreklamowania wydarzenia. Warto zadbać o jego stronę internetową, umieścić informację na jego temat w mediach społecznościowych oraz przygotować plakaty i ulotki do wykorzystania lokalnego. Jeśli wydarzenie jest płatne, to koniecznie musisz przygotować sposób sprzedaży i dystrybucji biletów na nie. Pamiętaj też o kampaniach reklamowych, które zachęcą większą liczbę osób do udziału. Możesz też zaprosić gości, którzy cieszą się uznaniem w swoim środowisku i swoją obecnością podniosą rangę wydarzenia. Szukaj nowych dróg i ciekawych pomysłów na to, by w sposób niebagatelny docierać do osób, które mogą być zainteresowane eventem.
