Program do fakturowania - 3 funkcje, które powinien posiadać

Każde przedsiębiorstwo jest w pewnym stopniu powiązane z fakturowaniem. Wbrew pozorom wystawianie dokumentów to niekiedy problematyczna kwestia- jest to bezpośrednio związane ze zmieniającymi się regulacjami prawnymi. Kluczem do sukcesu jest wybór odpowiedniego oprogramowania, co wbrew pozorom może okazać się nieco problematyczne. Jaki program do faktur będzie najbardziej optymalny?

Fakturowanie online: jak robić to z głową? Jakie funkcje powinien posiadać program do fakturowania? Odpowiedzi na te pytania znaleźć można w poniższym artykule, do którego przeczytania serdecznie zapraszamy wszystkich zainteresowanych czytelników.

Jaki program do faktur będzie najbardziej optymalny?

Program do fakturowania powinien być przede wszystkim stosunkowo łatwy w obsłudze. Nie obędzie się bez szerokiego zakresu funkcji, niezawodności i gwarancji wysokiego poziomu bezpieczeństwa. Wybór najlepszego oprogramowania to jednak dość problematyczna kwestia. Warto zwrócić uwagę na to czy program prowadzi uproszczoną księgowość, a także umożliwia skuteczne obsługiwanie magazynu. 

Należy wspomnieć o dodatkowych atutach, takich jak chociażby CRM, obsługa kadr i płac, generowanie deklaracji i możliwość ich wysyłania. Dobry program do fakturowania charakteryzuje się czytelnością interfejsu i łatwością obsługi. Wbrew pozorom ważne są nie tylko kwestie typowo techniczne, ale również te nieco mniej oczywiste, jak chociażby wsparcie i renoma. Jest to szczególnie istotne, kiedy napotkamy na jakieś problemy z oprogramowaniem- wówczas możemy liczyć na szybką pomoc specjalistów. 

Fakturowanie online: jak robić to z głową?

Jak powszechnie wiadomo, faktura to pewien dokument, który jest pewnego rodzaju potwierdzeniem danej transakcji handlowej. Jest ona wystawiana każdorazowo w dwóch egzemplarzach, czyli dla sprzedawcy i nabywcy. Niezależnie od tego, w jakiej formie jest to dokument, musi zawierać niezbędne elementy, które są zgodne z ustawą VAT. Przede wszystkim zapamiętajmy, że wystawianie faktur nie jest problematyczną czynnością, o ile zachowamy zimną głowę i skupimy się nieco na wykonywanych czynnościach.

W pierwszej kolejności należy wybrać kontrahenta. Kiedy po raz pierwszy dana osoba dokonuje u nas zakupu, wówczas konieczne jest ręczne wprowadzenie danych. Następnym razem klient będzie widniał w bazie danych, dlatego też po wpisaniu imienia reszta pustych miejsc uzupełni się automatycznie, co jeszcze bardziej przyspiesza ten proces. W dalszej kolejności wybieramy warunki rozliczenia, czyli sposób płatności, termin, kwotę zapłaconą, kwotę pozostałą do zapłaty. Po zatwierdzeniu wszystkich danych możemy wydrukować fakturę fizycznie lub przesłać PDF mailem. 

3 funkcje, które powinien posiadać program do fakturowania

Im więcej funkcji posiada program do fakturowania, tym lepiej dla użytkowników, pod warunkiem, że nie tracą przy tym na swojej przejrzystości i łatwości obsługi. Warto wspomnieć o trzech funkcjach, które z praktycznego punktu widzenia mają największe znaczenie.

1. W pierwszej kolejności należy upewnić się, czy oprogramowanie posiada magazyn - tego typu rozwiązanie to możliwość kontroli stanów magazynowych, jednocześnie przyszłościowa inwentaryzacja będzie nieco mniej problematyczna. Użytkownik powinien mieć możliwości co do bieżącego podglądu zarówno brakujących towarów, jak i tych, które fizycznie znajdują się w magazynie. Ewidencja sprzedaży i zakupów wbrew pozorom ma ogromne znaczenie. Kontrahent jest bowiem w stanie dostrzec jeden produkt, który został zakupiony, a z magazynu ściągane są poszczególne elementy.
2. Druga funkcja, która w programach do fakturowania jest niezbędna, to wszelkie opcje mające ma celu przyspieszenie tego procesu. Wśród takowych możemy zaliczyć możliwość szybkiego tworzenia kartoteki usług i towarów. Alternatywnym rozwiązaniem jest seryjne drukowanie dokumentów, a nawet pobieranie danych z GUS (Głównego Urzędu Statystycznego) po wpisaniu NIP-u. Wbrew pozorom przyspiesza to fakturowanie w przyszłości.
3. Trzecią funkcją, którą nazwiemy nieco ogólnie, jest personalizacja. Warto zdawać sobie sprawę z tego, ze program do fakturowania powinien zawierać różnorodne funkcje, dzięki którym możliwe jest dostosowanie wyglądu opcji i dokumentów według indywidualnych preferencji. Korzystne są także wszystkie te programy, które to umożliwiają ustawienie własnego widoku dokumentów. Każdy pracownik ma nieco inne preferencje, dlatego też personalizacja to niemalże kwestia priorytetowa. Niektórzy uwielbiają ustawiać własną czcionkę ozdobną, logo, pieczątki, jednostki miary lub walut.