7 cech dobrego programu do inwentaryzacji

Na rynku dostępnych jest dużo rozwiązań do inwentaryzacji oraz ewidencji środków trwałych. Warto jednak poświecić chwilę na wybór odpowiedniego narzędzia oraz weryfikację tego czy dany dostawca zapewnia odpowiednie wsparcie w procesie implementacji narzędzia. Wieloletnie doświadczenie partnera dostarczającego oprogramowanie do inwentaryzacji pozwala zagwarantować konkurencyjną cenę, szybkie wdrożenie oraz intuicyjną parametryzację. Poniżej podpowiadamy, na co dobrze jest zwrócić szczególną uwagę przy poszukiwaniach odpowiedniego rozwiązania do ewidencji oraz automatyzacji procesów związanych z amortyzacją i księgowaniem.

1.      Zintegrowana biblioteka Klasyfikacji Środków Trwałych.

Precyzyjna ewidencja środków trwałych oraz wyposażenia jest znacznie prostsza, jeżeli program zawiera szczegółowe opisy poszczególnych pozycji oraz podpowiada aktualne stawki amortyzacyjne. Warto pamiętać też o wartościach niematerialnych i prawnych o niskiej wartości (WNiP).

2.      Możliwość swobodnej kategoryzacji oraz zarządzania poszczególnymi grupami.

Nie warto tracić czasu na ręczną numerację środków w danej kategorii. Automatyzacja procesu przypisywania numerów ewidencyjnych według zadanego schematu pozwala odzyskać zasoby czasowe związane z manualnym przetwarzaniem danych.

3.      Dostęp do danych historycznych dotyczących lokalizacji oraz osób odpowiedzialnych wraz z ewidencją ich rotacji.

Dokładne monitorowanie zasobów firmy umożliwia zwiększenie wykrywalności potencjalnych nadużyć, tym samym redukując prawdopodobieństwo wystąpienia nieprawidłowości. Dobry program inwentaryzacyjny powinien chronić zarówno pracodawcę, jak i pracowników.

4.      Pełna specyfikacja środków trwałych dostępna w jednym miejscu.

Informacje dotyczące charakterystyki poszczególnych środków, producentów, dostawców, serwisów oraz dane fabryczne nie powinny być porozrzucane. Zebranie ich w jednym miejscu pozwala sprawniej zarządzać procesami oraz nie tracić cennego czasu na ręczne poszukiwanie brakujących informacji.

5.      Wsparcie w postaci aktualizacji oraz bezpłatna pomoc telefoniczna

W biznesie trzeba reagować szybko i pewnie. Program inwentaryzacja oraz ewidencja środków to rozwiązanie wymagające regularnych aktualizacji związanych ze zmieniającymi się przepisami prawnymi. Warto zwrócić uwagę czy dostawca danego rozwiązania oferuje bezpłatną pomoc dla swoich użytkowników.

6.      Dostęp do pełnych danych w czasie rzeczywistym

Zarządzanie danymi nie powinno być trudne. Możliwość łatwego importu oraz eksportu interesujących nas informacji to proces, który warto zautomatyzować. Możliwość szybkiego wydruku ewidencji dla adekwatnej formy księgowości (np. pełna księgowość, ryczałt lub księga przychodów i rozchodów) wspiera prawidłowy rozwój biznesu.

7.      Elastyczność oraz możliwość dopasowania oprogramowania do struktury firmy

Oprogramowanie dla firmy produkcyjnej Reset2 można dostosować do indywidualnych potrzeb wynikających ze specyfiki danej branży. Program ten cechuje się dużą elastycznością, dzięki czemu można go dostosować do procesów, a nie na odwrót. Pozwala to zostawić daleko w tyle konkurencję korzystającą z niedopasowanych generycznych rozwiązań oraz uniknąć dodatkowych kosztów związanych reorganizacją struktury na potrzeby jednego narzędzia.