Elektroniczny system obiegu dokumentów (SOD) - klucz do efektywnej pracy w firmie

System Obiegu Dokumentów (SOD) to elektroniczne rozwiązanie zaprojektowane do kompleksowej obsługi urzędów w zakresie obiegu dokumentów, przyczyniające się do efektywnego przepływu informacji. Oferuje funkcje takie jak prowadzenie rejestrów, zarządzanie przepływem spraw i dokumentów, monitorowanie terminów, oraz zapewnia bezpieczeństwo danych. System wspiera również relacje z petentami poprzez automatyczny dostęp do informacji o stanie realizacji spraw. Jest kompatybilny z różnymi serwerami baz danych, umożliwiając elastyczne wdrożenie w różnych środowiskach organizacyjnych.

Dlaczego warto wdrożyć obieg dokumentów w firmie?

Wdrożenie systemu obiegu dokumentów w firmie przynosi szereg korzyści, w tym:

• zapewnienie kompleksowej kontroli nad dokumentacją;
• ulepszenie efektywności przepływu dokumentów;
• wzmocnienie komunikacji między zespołami dzięki automatyzacji przepływu informacji;
• redukcja kosztów związanych z logistyką dokumentów, w tym obiegu faktur.
• zmniejszenie konsumpcji papieru, wpływając pozytywnie na środowisko; to jeden z kosztowych i ekologicznych korzyści przejścia na cyfrowy obieg dokumentów.
• zminimalizowanie szans na zgubienie ważnych dokumentów;
• stworzenie zabezpieczonego archiwum dla dokumentacji;
• umożliwienie łatwego i szybkiego dostępu do dokumentów, także w trybie zdalnym, zastępując tradycyjny papierowy obieg dokumenów.
• wprowadzenie możliwości audytu i przejrzystości w procesach obiegu dokumentów w firmie.
• przejście na nowoczesną, zdigitalizowaną przestrzeń pracy.

Funkcjonalność systemu SOD

System Obiegu Dokumentów (SOD) usprawnia zarządzanie dokumentacją wewnątrz organizacji poprzez kompleksowe funkcje, takie jak utrzymanie aktualnych rejestrów dotyczących kancelarii, uchwał, wniosków i zarządzeń. Umożliwia skuteczne kierowanie przepływem spraw, dokumentów oraz korespondencji, zapewniając jednocześnie użytkownikom szybki dostęp do potrzebnych informacji z możliwością ustalenia indywidualnych poziomów dostępu. Dzięki temu system wspomaga budowanie pozytywnych relacji z klientami przedsiębiorstwa, oferując im automatyczne śledzenie postępu ich spraw przez internetowy Biuletyn Informacji Publicznej. 

Ponadto, SOD integruje sprawy z Jednolitym Rzeczowym Wykazem Akt, co przyczynia się do lepszej organizacji dokumentów. System ten również monitoruje terminy i aktywnie powiadamia o zbliżających się datach zakończenia zadań procesu obiegu dokumentów, co zapobiega opóźnieniom i zwiększa efektywność biznesową. Bezpieczeństwo danych jest kluczowe; SOD chroni poufność informacji i pozwala na zarządzanie dostępem w oparciu o role i uprawnienia użytkowników, przechowując dane w bezpieczny sposób. Dodatkowo, możliwość implementacji elektronicznego podpisu daje organizacjom narzędzie do legalizacji dokumentów bez potrzeby fizycznej obecności, co zwiększa wydajność i bezpieczeństwo procesów dokumentacyjnych.

Sprawdź funkcje systemu SOD: https://www.netkoncept.com/49/system-obiegu-dokumentow-dla-administracji.html

Jak wdrożyć elektroniczny obieg dokumentów?

Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów w organizacji wymaga starannego planowania i realizacji kilku kluczowych kroków. Oto ogólny przewodnik, jak można wdrożyć system informatyczny do elektronicznego obiegu dokumentów w firmie.

Analiza potrzeb i wymagań

• Zidentyfikuj procesy, które wymagają elektronicznego obiegu dokumentów, oraz te, które mogą skorzystać na jego wprowadzeniu dla lepszego przetwarzania i zarządzania dokumentami.
• Zbierz wymagania od wszystkich zainteresowanych stron, w tym pracowników, działu IT oraz zarządu.

Wybór odpowiedniego rozwiązania

• Przeprowadź badanie rynku dostępnych systemów do elektronicznego obiegu dokumentów, biorąc pod uwagę takie aspekty jak funkcjonalność, skalowalność, bezpieczeństwo i koszty.
• Wybierz rozwiązanie, które najlepiej odpowiada potrzebom Twojej organizacji. Może to być oprogramowanie dostępne na miejscu (on-premises) lub w chmurze (SaaS), co umożliwia lepsze zarządzanie dokumentami.

Planowanie wdrożenia

• Określ cele, harmonogram, zasoby potrzebne do wdrożenia oraz metodę śledzenia postępów.
• Opracuj strategię zarządzania zmianą, aby przygotować pracowników na nowy system i zminimalizować opór.

Implementacja systemu

• Zainstaluj oprogramowanie systemu elektronicznego obiegu dokumentów i skonfiguruj je zgodnie z wymaganiami Twojego przedsiębiorstwa.
• Zintegruj elektroniczny obieg dokumentów z innymi systemami używanymi w Twojej organizacji, np. z systemami ERP, CRM.

Szkolenie użytkowników

• Przeprowadź szkolenia dla pracowników, aby zapewnić, że będą oni wiedzieć, jak korzystać z nowego systemu.
• Udostępnij instrukcje, podręczniki użytkownika i inne materiały szkoleniowe.

Uruchomienie systemu

• Przed pełnym wdrożeniem przeprowadź testy, aby upewnić się, że system działa poprawnie i spełnia wszystkie wymagania.
• Po pomyślnym przetestowaniu, uruchom system elektronicznego obiegu dokumentów dla wszystkich użytkowników.

Monitorowanie i optymalizacja

• Regularnie zbieraj opinie od użytkowników, aby dowiedzieć się, jak system może być ulepszony.
• Na podstawie zebranych opinii i obserwowanych wyników wprowadzaj niezbędne aktualizacje i modyfikacje.

Wdrożenie systemu obiegu dokumentów wraz z Netkoncept.com

Netkoncept.com to nie tylko kolejna firma informatyczna na rynku. To zespół, który od ponad dwóch dekad zmienia oblicze administracji publicznej w Polsce, przekształcając ją w bardziej dostępną, efektywną i przyjazną dla użytkownika przestrzeń. Netkoncept.com wspiera samorządy, urzędy oraz instytucje, dostarczając im nie tylko oprogramowanie, ale kompleksową obsługę, która pomaga w codziennej pracy. Firma wychodzi naprzeciw oczekiwaniom klientów, eliminując bariery informatyczne i udowadniając, że technologia może być zrozumiała i dostępna dla każdego. Przez lata swojej działalności, Netkoncept.com zyskał zaufanie ponad 850 samorządów i instytucji, uruchamiając ponad 1000 aplikacji, które na co dzień służą ponad 10 tysiącom użytkowników.