Prowadzenie własnej firmy wiąże się z dopełnieniem wielu formalności. Trzeba zadbać przede wszystkim o zarządzanie finansami, w tym rzetelne prowadzenie ksiąg rachunkowych. Wszelkie działania w tym zakresie muszą być zgodne z obowiązującymi standardami rachunkowości oraz przepisami prawnymi. To bardzo ważne, ponieważ ewentualne błędy spowodują problemy z urzędem skarbowym czy zakładem ubezpieczeń społecznych. Aby mieć pewność, że księgowość jest prowadzona poprawnie, trzeba wykonywać audyt księgowy, o którym opowiemy w naszym artykule.
Regularnie przeprowadzany audyt księgowy może ustrzec przed poważnymi konsekwencjami (kary finansowe, dodatkowe koszty, a nawet odpowiedzialność karna). Audyt księgowości to szczegółowa analiza prowadzonych przez firmę ksiąg rachunkowych.
Kontrola ta jest niezależna, a jej celem jest zweryfikowanie, czy zawartość dokumentacji jest zgodna z obowiązującymi przepisami prawa, ogólnymi zasadami rachunkowości oraz wewnętrznymi procedurami firmy. Korzystanie z profesjonalnego audytu ksiąg rachunkowych to ważny element budowania wiarygodnego wizerunku przedsiębiorstwa – zarówno w oczach kontrahentów, jak i organów nadzoru.
Usługi księgowe muszą być regularnie weryfikowane. Do przeprowadzenia audytu księgowego wyznacza się wykwalifikowanych biegłych rewidentów. Proces składa się z kilku etapów:
Planowanie audytu finansowego – każdy audyt ma określony cel, który należy ustalić (na przykład sprawdzenie zgodności sprawozdań finansowych z obowiązującymi przepisami prawnymi). Na tym etapie ustala się też zakres działań audytorskich i tworzy szczegółowy plan.
Zbieranie informacji – kolejny krok to dokładna analiza dokumentacji finansowej firmy (faktury, umowy, wyciągi bankowe, księgi rachunkowe itd.) i faktycznego stanu finansowego firmy. Biegły rewident przeprowadza rozmowy z pracownikami i obserwuje przebieg procesów księgowych, aby ocenić poprawność działań w obszarze księgowości.
Testy transakcji – ten etap polega na wykonaniu testów wybranych transakcji i sald.
Sporządzenie raportu z audytu – każda kontrola kończy się sporządzeniem raportu, który jest przekazywany kierownictwu firmy. Taki raport obejmuje wnioski po audycie, ale także wskazówki i zalecenia co do dalszego prowadzenia ksiąg rachunkowych.
Prawidłowe przeprowadzenie audytu księgowego leży w interesie każdego przedsiębiorcy. Co za tym idzie – warto odpowiednio przygotować się do tego procesu. Jak to zrobić?
Zbierz całą dokumentację – przed rozpoczęciem kontroli koniecznie uporządkuj i przygotuj dokumenty (wszelkie faktury, umowy, wyciągi bankowe, księgi rachunkowe itd.). Postaraj się uzupełnić brakujące dokumenty, jeżeli takowe braki odnotujesz. To ważne, aby dokumentacja była kompletna. Dokumenty możesz zeskanować, aby łatwiej je było przeglądać. Pamiętaj też, że firma przeprowadzająca audyt może ci pomóc w zgromadzeniu i przygotowaniu dokumentów. To ważne, aby wybrać audytora, który działa w sposób kompleksowy, oszczędzając ci stresu i nerwów.
Przygotuj się do rozmowy z biegłym rewidentem – pamiętaj, że będziesz musiał opowiedzieć rewidentowi o procesach księgowych w twojej firmie. Przygotuj się też na szczegółowe pytania na temat przeprowadzanych transakcji itd.
Współpracuj z audytorem – bardzo ważna jest dobra współpraca pomiędzy firmą a audytorem. Przede wszystkim zapewnij dostęp do wszelkich niezbędnych dokumentów. Dbaj o właściwy kontakt z audytorem. Jeżeli nie możesz czuwać nad całym procesem osobiście, to wyznacz osobę, która będzie odpowiedzialna za kontakt z audytorem i będzie udzielać odpowiedzi na jego pytania.
Jak wspominaliśmy – prawidłowo przeprowadzony audyt księgowy pozwala uniknąć różnych nieprawidłowości. Trzeba bowiem pamiętać, że nawet drobne błędy mogą narazić przedsiębiorcę na nieprzyjemności ze strony urzędu skarbowego, ZUS-u czy innych organów państwowych.
Warto także mieć na uwadze, że audyt finansowy to narzędzie, dzięki któremu przedsiębiorca zyskuje wiarygodność. Inwestorzy, banki i kontrahenci mają większe zaufanie do firm, które przeprowadzają kontrolę dokumentacji i stanu finansowego.
Wreszcie dzięki audytowi można poprawić działanie firmy. Audyt wskazuje bowiem słabe punkty, nad którymi należy popracować, by usprawnić procesy księgowe i zadbać o ich jakość. Pamiętaj więc, aby co jakiś czas zlecić wykonanie audytu księgowego profesjonalnej firmie rachunkowej.
