Image by Oliver Menyhart from Pixabay
Uprawnienia do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur mogą zostać scedowane na pracownika. W efekcie może on odbierać i wystawiać faktury strukturalne w imieniu pracodawcy. Jakie rodzaje uprawnień warto znać w tym zakresie? W jaki sposób pobrać fakturę z KSeF? Jak nadać uprawnienia do korzystania z KSeF dla biura rachunkowego?
Jeśli chodzi o rodzaje uprawnień w KSeF, zostały one określone w przepisach Rozporządzenia Ministra Finansów i Gospodarki. Zgodnie z nimi wyróżnić można uprawnienia do:
Wszystkie te uprawnienia przysługują nie tylko podatnikom, lecz także osobom przez nich wskazanym, przykładowo pracownikom firmy. Przepisy jasno wskazują, że występują następujące modele uprawnień: standardowe, samofakturowania, grup VAT i dla jednostek samorządu terytorialnego (JST).
Niezwykle ważne dla wielu przedsiębiorców są także uprawnienia KSeF dla biura rachunkowego. Jak nadać uprawnienia w systemie wFirma? Jest to bardzo prosty proces, który przebiega w kilka chwil. Aby nadać uprawnienia dla biura rachunkowego jako osobie fizycznej, należy na koncie swojej firmy podpiętym pod biuro przejść do zakładek: Ustawienia - Faktury - E-Faktury - Krajowy System e-Faktur - Nadawanie Uprawnień i wskazać nadawane uprawnienia. Właściciel takiego biura, który uzyskał upoważnienie do korzystania z KSeF, ma możliwość zalogowanie się w systemie wFirma dla biur rachunkowych i autoryzowania się na koncie klienta - korzystając z podpisu kwalifikowanego lub profilu zaufanego. W tym celu wystarczy wybrać zakres uprawnień, jakie zostały nadane przez przedsiębiorcę w Krajowym Systemie e-Faktur.
Faktury z KSeF można z powodzeniem pobrać w sposób automatyczny lub ręczny. Jak pobrać fakturę z KSeF? System ten pozwala na integrację, co oznacza, że faktury są pobierane automatycznie. Z kolei gdy chcemy ręcznie pobrać dokument z KSeF, należy zalogować się do aplikacji podatnika KSeF (na stronie rządowej https://ksef.mf.gov.pl/web/login). Potem wybieramy zakładkę Lista faktur, klikamy odpowiedni rodzaj faktury (sprzedażowe lub kosztowe) i pobieramy dokumenty. Nieco innym rozwiązaniem jest skorzystanie z programu księgowego, który automatycznie połączy się z Krajowym Systemem e-Faktur, wykryje nowe faktury i je pobierze, zapewniając sprawne przeglądanie, przechowywanie i opłacanie. Na co powinniśmy uważać podczas pobierania faktur z KSeF? Musimy pamiętać o tym, że w KSeF znajdują się wszystkie faktury, w których podany został NIP firmy. To oznacza, że nie należy mieć pewności poprawności wszystkich faktur zakupu znajdujących się w systemie. Wśród zasadnie stworzonych dokumentów mogą również znajdować się takie, w których wystawca popełnił błąd w trakcie wpisywania NIP-u lub wystawił je błędnie w świadomy sposób.
Od 1 lutego 2026 roku faktury strukturalne są wystawiane za pomocą struktury logicznej FA(3). Krajowy System e-Faktur pozwala przedsiębiorcom wystawiać faktury strukturalne zgodne z aktualnie obowiązującymi przepisami prawnymi. Czym jest faktura ustrukturyzowana? Najprościej mówiąc, jest to dokument wystawiony z użyciem Krajowego Systemu e-Faktur wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w systemie. Ta definicja określona została w ustawie o podatku od towarów i usług, w art. 2 pkt 32a. Co ważne, każda e-faktura tego rodzaju przyjmuje format pliku XML i posiada przydzielony numer KSeF! Wprowadzenie obowiązkowego KSeF bez wątpienia zrewolucjonizowało obieg dokumentów w firmach w Polsce. Istotnym procesem stało się pobieranie faktur z KSeF, co pozwala na bieżący dostęp do wszystkich zarówno otrzymanych, jak i wystawionych dokumentów.
