Obowiązkowy KSeF ma zapewniać większą przejrzystość podatkową w Polsce i zautomatyzować obieg faktur między firmami. Od 1 lutego korzystają z niego firmy o obrotach większych niż 100 mln zł rocznie, a od 1 kwietnia KSeF będzie koniecznością dla większości pozostałych przedsiębiorstw. Przygotowanie biura rachunkowego do tych modyfikacji przełoży się na znacznie usprawnienie pracy i kontaktów z klientami. Jak przygotować się na wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur w biurze rachunkowym? Co daje sprawdzony program do faktur?

Nadawanie uprawnień

Korzystanie z KSeF wymaga nadania uprawnień wtedy, gdy korzystamy ze wsparcia biura rachunkowego. Takie rozwiązanie sprawi, że KSeF w biurze rachunkowym znacznie ułatwi oraz przyspieszy codzienne zadania. Nadawanie uprawnień może odbywać się w następujących wariantach:

Uprawnienia dla właściciela biura jako osoby fizycznej - taka opcja daje najszerszy zakres działań, od tworzenia faktur po zarządzanie uprawnieniami innych osób. Aby przypisać uprawnienia, trzeba wskazać PESEL właściciela i określić zakres dostępów (możliwość wystawiania dokumentów, dostęp do nich, zarządzenia uprawnieniami). Autoryzacja w tym wypadku odbywa się podpisem kwalifikowanym lub profilem zaufanym.

• Uprawnienia dla biura jako podmiotu - w efekcie przedsiębiorca nadaje uprawnienia na poziomie biura rachunkowego, a nie osoby fizycznej. Możliwy jest jedynie dostęp do faktur i ich tworzenia, bez dalszego przekazywania uprawnień pracownikom biura. Ta propozycja posłuży zwłaszcza w małych biurach, w których jedna osoba obsługuje wszystkich klientów. 
• Uprawnienia dla biura jako podmiotu (NIP)

W każdym przypadku pomocą służą programy do faktur KSeF. W systemie wFirma można sprawnie nadać uprawnienia, korzystając z zakładek: Ustawienia - Faktury - E-Faktury - Krajowy System e-Faktur - Nadawanie Uprawnień. 

Biuro rachunkowe i jego rola w fakturowaniu

Sporym ułatwieniem dla przedsiębiorców jest to, że w KSeF można przechowywać faktury przez 10 lat i korzystać z ich strukturyzacji w ustandaryzowanym formacie. Obowiązkowy KSeF sprawił, że każdy przedsiębiorca musi (lub będzie musiał) wystawiać faktury bezpośrednio w tym systemie! Błędy będą poprawiane jedynie przez korekty, dlatego dobrym rozwiązaniem jest buforowanie faktur. Polega to na ich przygotowaniu w wersji roboczej, która zostanie zweryfikowana przez wysyłką. Biuro rachunkowe ma za zadanie wspierać klientów, udostępniając im platformę do fakturowania, np. wFirma , gdzie przedsiębiorca samodzielnie sporządzi dokumenty, a księgowy skontroluje ich poprawność przed wysyłką do KseF. We wspomnianym programie do faktur możliwe jest aktywowanie opcji wersji roboczych w ustawieniach metod fakturowania. Po zweryfikowaniu, dokument można przesłać do Krajowego Systemu e-Faktur i pobrać urzędowe poświadczenie odbioru (UPO). 

Nie musimy martwić się dostarczaniem mailowych lub papierowych dokumentów, gdyż księgowy samodzielnie pobierze kosztowe faktury z systemu. Integracja wFirma z KSeF sprawia, że faktury te są importowane automatycznie jako wersje robocze. Program identyfikuje dane z dokumentów bez używania OCR i eliminuje ludzkie błędy. To sprawia, że przedsiębiorca z powodzeniem zatwierdzi lub odrzuci faktury i będzie dodawał komentarze. Konieczne jest edukowanie klientów co do tego, aby rozdzielali zakupy prywatne i firmowe. Dzięki temu unikniemy problemów z kwalifikacją wydatków, a proces księgowania przebiegnie sprawnie i bez korekt. 

Krajowy System e-Faktur jest krokiem w stronę zautomatyzowanej i nowoczesnej księgowości. Co to oznacza dla biura rachunkowego? To nie tylko nowe obowiązki, lecz także szansa na ułatwienie współpracy z klientami. Aby całkowicie wykorzystać potencjał systemu, trzeba wcześniej przemyśleć zarządzanie uprawnieniami, edukować klientów w zakresie nowego fakturowania i wykorzystywać narzędzia zintegrowane z KSeF. System ten jest dostępny bez dodatkowych limitów dokumentów i opłat dzięki usługom wFirma. W razie wątpliwości, pomocą służą doświadczeni eksperci.