istock
Pracownik przykłada kartę do czytnika (urządzenia odczytującego identyfikator przy drzwiach), drzwi się otwierają, a system kontroli dostępu zapisuje zdarzenie: kto, kiedy, którymi drzwiami. Na koniec miesiąca ktoś i tak siada do osobnej listy obecności, papierowej albo w Excelu, bo to samo zdarzenie trzeba jeszcze raz spisać ręcznie, tym razem na potrzeby rozliczenia wynagrodzenia. Kontroler (urządzenie zarządzające zamkiem i zapisujące wejścia) i system kadrowy notują ten sam fakt, każdy osobno, bez wymiany danych między sobą.
To coś więcej niż podwójna robota. Rozbieżność między wejściem zapisanym na karcie a wpisem w grafiku bywa źródłem sporów o nadgodziny, błędów w rozliczeniach i godzin pracy kadr traconych na ręczne uzgadnianie dwóch tabel, które w teorii mówią o tym samym. To dwa formalnie różne systemy, które w praktyce pilnują tego samego pytania: kto, kiedy i gdzie faktycznie był w pracy. Lepiej zaplanować je razem od początku, niż doklejać jeden do drugiego dopiero wtedy, gdy rozjazd zacznie kosztować.
Koszt tego rozjazdu widać nie tylko w czasie pracy kadr. Państwowa Inspekcja Pracy w podsumowaniu działań za 2024 rok wskazała, że nieprawidłowości płacowe stwierdzono w co czwartej kontroli, inspektorzy wydali 6 tysięcy decyzji płacowych na łączną kwotę ponad 214 milionów złotych, a 52,4 tysiąca pracowników odzyskało zaległe wynagrodzenia na sumę 158,8 mln zł. Rzetelna ewidencja to więc nie formalność do odhaczenia, tylko ochrona przed błędami, które prędzej czy później wypływają w kontroli albo w sporze z pracownikiem.
Punktem wspólnym jest samo zdarzenie fizyczne: przyłożenie karty do czytnika może zasilać oba cele naraz, jeśli systemy są ze sobą połączone. Bez tego połączenia zostaje tylko surowy zapis wejść i wyjść w kontrolerze, osobno od tabeli, którą kadry i tak muszą prowadzić zgodnie z przepisami.
Przy wyborze dostawcy, który ma łączyć oba obszary, warto sprawdzić, czy ma realne doświadczenie zarówno w kontroli dostępu, jak i w integracjach z systemami kadrowymi, a nie tylko w jednym z tych tematów osobno. IQ-Networks to jeden z przykładów firm łączących oba te obszary w ramach jednego wdrożenia.
Kodeksu pracy: pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy pracownika do celów prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą, a na żądanie pracownika musi mu ją udostępnić. Obowiązek dotyczy każdego pracodawcy, niezależnie od liczby zatrudnionych. Przepisy nie narzucają technologii ani formy: ewidencja może być papierowa albo elektroniczna, o ile elektroniczna wersja zapewnia poufność, integralność i kompletność danych.
Brak lub nierzetelne prowadzenie ewidencji to wykroczenie z art. 281 § 1 pkt 6 Kodeksu pracy, zagrożone grzywną od 1000 do 30 000 złotych.
Najostrzejsze stanowisko UODO dotyczy biometrii: danych biometrycznych, czyli odcisku palca czy skanu twarzy, nie wolno używać do ewidencji ani kontroli obecności, nawet za zgodą pracownika, bo w relacji pracodawca-pracownik zgoda nie jest w pełni dobrowolna. Wyjątkiem, wąsko zakreślonym w art. 22¹ᵇ Kodeksu pracy, jest wyłącznie kontrola dostępu do pomieszczeń wymagających szczególnej ochrony: ewidencja czasu pracy w tym wyjątku się nie mieści. Potwierdza to orzecznictwo: Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 1 grudnia 2009 roku (sygn. I OSK 249/09) uznał, że zgoda pracownika nie legalizuje pobierania odcisków palców do ewidencji czasu pracy, bo jest to nieproporcjonalne do celu. Bezpiecznym standardem pozostaje karta zbliżeniowa, najlepiej MIFARE DESFire, a nie starszy, dawno złamany kryptograficznie MIFARE Classic. Przy każdym pomyśle na biometrię w kontroli dostępu warto najpierw skonsultować się z działem prawnym albo inspektorem ochrony danych.
Kolejny krok to wybór sposobu integracji: bezpośrednie połączenie systemów albo cykliczny eksport i import danych. Nie zawsze działa to od razu, bywa potrzebne dodatkowe mapowanie formatu albo narzędzie pośredniczące, dlatego zanim trafi na całą firmę, warto przetestować ją na jednym dziale.
Drugi błąd to traktowanie integracji jako projektu jednorazowego, zamiast elementu, który trzeba utrzymywać na bieżąco: nowi pracownicy potrzebują nowych kart i uprawnień, zmiany grafików wymagają aktualizacji reguł rozliczeniowych, a niestandardowy okres rozliczeniowy trzeba osobno zmapować.
Wdrożenie systemu kontroli dostępu, który od razu współpracuje z ewidencją czasu pracy, wymaga zaplanowania tego już na etapie doboru sprzętu, nie doklejania integracji na końcu. Przy wdrożeniach kontroli dostępu w Komornikach i okolicach to jedno z pierwszych pytań firm z działem kadr na miejscu: czy dane z czytników da się bezpośrednio wykorzystać przy rozliczeniu godzin, czy trzeba je i tak przepisywać ręcznie.
Cztery kroki domykają temat: sprawdzić, co już działa, ocenić realne możliwości integracji, przetestować na jednym dziale i dopiero wtedy wdrożyć na całą firmę. Im wcześniej dział IT i kadry usiądą do tego razem, tym mniej godzin traci się później na ręczne uzgadnianie dwóch list, które od początku mogły być jedną.
