pexels
Prowadzisz firmę i zastanawiasz się, czy musisz przygotować bilans? Obowiązek ten dotyczy tylko części przedsiębiorców, a jego sporządzenie wcale nie musi być skomplikowane. Sprawdź, jak krok po kroku sporządzić prosty bilans.
Bilans to zestawienie, które pokazuje sytuację majątkową firmy na konkretny dzień – najczęściej na koniec roku obrotowego. Z jednej strony ujmuje wszystko, co firma posiada, a z drugiej – skąd pochodzą środki na ten majątek. Dzięki temu daje przejrzysty obraz tego, czym firma dysponuje i w jaki sposób jest to finansowane.
Każdy bilans składa się z dwóch stron, które muszą się sobie równać. Są to aktywa i pasywa. Te pierwsze to majątek firmy, czyli wszystko, czym dysponuje – od sprzętu, maszyn i towarów, po pieniądze na koncie i należności od kontrahentów. Pasywa pokazują z kolei, skąd ten majątek pochodzi: część stanowi kapitał własny wniesiony przez właściciela, a część zobowiązania wobec innych, na przykład kredyty, pożyczki czy niezapłacone faktury.
Obowiązek sporządzania bilansu mają podmioty prowadzące pełną księgowość. Są to wszystkie spółki kapitałowe – z ograniczoną odpowiedzialnością, akcyjne i proste spółki akcyjne – niezależnie od wysokości przychodów. Pełną księgowość, a więc i bilans, prowadzą też spółki osobowe oraz jednoosobowe działalności, które przekroczyły ustawowy limit przychodów albo same wybrały tę formę rozliczeń.
Jednoosobowe działalności rozliczające się na podstawie podatkowej księgi przychodów i rozchodów lub ryczałtu nie mają obowiązku sporządzania bilansu.
Bilans to nie tylko formalność – daje faktyczny obraz kondycji firmy. Pokazuje, ile jest warta, jak duże ma zobowiązania i czy jej majątek nie jest w całości finansowany długiem. Taka wiedza przydaje się przy podejmowaniu decyzji o inwestycjach, a także wtedy, gdy firma stara się o kredyt czy dotację – instytucje często chcą zobaczyć, jak wygląda jej sytuacja majątkowa.
Bilans jest też pomocny w mniej oczywistych sytuacjach, na przykład przy decyzji o czasowym wstrzymaniu działalności. Zanim firma to zrobi, warto uporządkować jej finanse i rozliczenia. W tym istotne będą kwestie podatkowe, jak zawieszenie działalności a PIT. Przejrzysty obraz majątku i zobowiązań ułatwi wtedy podjęcie właściwych decyzji.
Przygotowanie prostego bilansu sprowadza się do uporządkowania danych o majątku firmy i jego finansowaniu. Kolejność ma tu znaczenie, bo na końcu pozwala sprawdzić, czy wszystko się zgadza.
Najczęstszym problemem początkujących jest bilans, który się nie równa. Zwykle wynika to z pominięcia jakiejś pozycji albo wpisania jej po niewłaściwej stronie. Dlatego przed zamknięciem bilansu warto przejść jeszcze raz po wszystkich składnikach i sprawdzić, czy każdy znalazł odzwierciedlenie po stronie finansowania. Pomaga też trzymanie się stałego układu pozycji.
Uwagi wymaga również moment, na który sporządza się bilans. Zestawienie pokazuje stan firmy na konkretny dzień, więc dane muszą pochodzić dokładnie z tej daty – wartość na koncie czy stan zobowiązań z innego dnia zaburzą cały obraz. Warto też zadbać o rzetelną wycenę majątku, bo zawyżone czy zaniżone wartości sprawią, że bilans przestanie odzwierciedlać rzeczywistą sytuację firmy.
Dane z bilansu powinny zgadzać się z tym, co firma wykazuje w rozliczeniach podatkowych. Rozbieżności między obrazem majątku a składanymi deklaracjami mogą zwrócić uwagę urzędu i skończyć się pytaniami o ich źródło. Dlatego przy sporządzaniu bilansu warto pilnować, by liczby pokrywały się z tym, co firma zgłasza fiskusowi.
Znaczenie ma też pochodzenie środków wpływających do firmy. Gdy właściciel dokłada do działalności prywatne pieniądze, taka wpłata również powinna mieć pokrycie w dokumentach. W takim wypadku warto mieć świadomość, jakie zasady obowiązują w takiej kwestii jak wpłata oszczędności na konto a urząd skarbowy. Jasne źródła środków sprawiają, że bilans odzwierciedla rzeczywistą sytuację firmy i nie budzi wątpliwości przy kontroli.
