Nawet w przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej, wytwarza oraz przetwarza się szereg różnego typu dokumentów. Jeżeli dodamy do tego tradycyjny obieg dokumentu, który wciąż funkcjonuje w naszym kraju, pojawia się znaczna ilość dokumentów w wersji papierowej. Oczywiście większość należy archiwizować i przechowywać przez określony czas. Są również takie, które mogą zostać od razu zniszczone, ponieważ nie muszą być przechowywane. A zatem, jak prawidłowo zniszczyć dokumenty niepodlegające archiwizacji oraz te, które już nie trzeba przechowywać? Sprawdźmy!
Polski ustawodawca nie określił szczegółowo, w jaki sposób albo jaką metodą należy niszczyć dokumenty czy nośniki danych. Niemniej, musimy bazować na naszych wewnętrznych regulacjach, taki jak ustawa o odpadach, rozporządzenie w sprawie katalogu odpadów oraz ze wspólnoty europejskiej, jakim jest rozporządzenie o ochronie danych osobowych. Opierając się na aktach prawnych, jesteśmy zobowiązani do utylizowania dokumentów firmowych, dokumentów zawierające dane wrażliwe, dokumenty naszych pracowników itp. Czyli możemy wyróżnić dokumentację finansową, kadrowo-płacową, czy medyczną. Długość okresu przechowywania konkretnie regulują polskie przepisy, przykładowo kodeks pracy. Po upływie terminu, dokumenty należy niezwłocznie zniszczyć. W jaki sposób? Tak, aby ich ponowne odczytanie nie było możliwe. Chociaż prawo nie reguluje tej kwestii, musimy bazować na innych regulacjach takich jak norma DIN 66399, czy ISO.
Z powodu wprowadzenia RODO, każda firma jest zobligowana do stworzenia odpowiednich procedur przetwarzania dokumentacji oraz ich niszczenia. Jeżeli organy wykryją nieprawidłowości, PUODO ma kompetencje od nałożenia kar finansowych, które wynoszą nawet 10 mln euro bądź 2% rocznego obrotu, a maksymalnie nawet 20 mln euro lub 4% rocznego obrotu.
Natomiast norma DIN 66399 została stworzona, aby określić klasę ochrony dokumentów tradycyjnych, również tych zapisanych na nośnikach danych. Zatem, aby dokumenty papierowe były prawidłowo zutylizowane, musimy posiadać niszczarkę, która spełnia wymagania normy bądź przekażemy dokumenty do utylizacji specjalistycznej firmie.
Oprócz normy DIN dla sprzętów, dla przedsiębiorców mamy certyfikaty ISO 9001, czyli zarządzanie jakością organizacji, czy ISO 27001 - system bezpieczeństwa informacji.
Jeżeli decydujemy się na samodzielne niszczenie dokumentów, nasz sprzęt musi spełniać wymogi DIN 66399, informuje specjalista z HSM Recycling. Plusem tego rozwiązania jest dostępność – w każdej chwili możemy zniszczyć niepotrzebne dane. Do minusów możemy zaliczyć poświęcony czas oraz fakt, że w niszczarce nie zniszczymy elektronicznych nośników danych.
Rozwiązaniem takiej sytuacji jest wybór profesjonalnej firmy, która odbierze i zutylizuje niepotrzebne dane. Jednak wybór takiej firmy musi być dobrze przemyślany. Sprawdźmy, czy firma, z którą chcemy nawiązać współpracę, posiada odpowiednie certyfikaty, uprawnienia i ubezpieczenia. Nie zwracajmy tylko uwagi na warunki cenowe – zweryfikujmy w jaki sposób firma będzie odbierać od nas dane, pakować, transportować z miejsca wytworzenia do miejsca utylizacji, czy posiada odpowiednie opakowania na odpady. Proces niszczenia powinien być również potwierdzony odpowiednim protokołem. Natomiast powstałe ścinki powinny zostać poddane recyklingowi bądź zutylizowane.
Jeżeli zdecydujemy się na przekazanie tych usług do zewnętrznej firmy, podstawą musi być umowa pomiędzy zleceniodawcą a wykonawcą. Umowa powinna określać termin realizacji zlecenia, prawa i obowiązki stron, czy wynagrodzenie za usługę, jak również zakres i cel powierzenia danych, czas ich przetwarzania oraz prawa i obowiązki administratora danych.
Mimo że wybór odpowiedniej firmy może zająć trochę czasu, warto zaufać specjalistom w tej dziedzinie, by być pewnym, że dokumenty nie trafią w nieodpowiednie ręce oraz że będą profesjonalnie zutylizowane. Wybór specjalistów może uchronić firmę przed nieprzewidzianymi karami finansowanymi bądź postępowaniem sądowym.
