Zanim zorganizujesz pierwszą konferencję online

Konferencje i inne spotkania branżowe cieszą się niesłabnącą popularnością. Uczestnictwo w takich imprezach niesie ze sobą szereg korzyści. W ich trakcie zdobywamy unikatową wiedzę, poznajemy świeże koncepcje i nowatorskie rozwiązania. Konferencje to świetny sposób na poszerzanie horyzontów oraz nawiązywanie nowych znajomości. Dodatkowo możemy też dowiedzieć się, kim są nasi konkurenci, co oferują i jak działają. Ale to nie wszystko. W ostatnim czasie największą uwagę przykładamy do digitalizacji formuł eventowych. Co warto wiedzieć o realizacji takich projektów?

Konferencje online. Co trzeba wiedzieć na początek?

Z roku na rok jesteśmy świadkami prawdziwej transformacji cyfrowej. Digitalizacja wynikająca z postępu technologicznego staje się nieunikniona i dotyka coraz to nowych obszarów z naszego codziennego życia. Jednym z czołowych trendów, jeśli chodzi o innowacje w obecnym standardzie rynku są różnego rodzaju wirtualne eventy. Wydarzenia online to spotkania, które odbywają się w przestrzeni online, a nie w fizycznej lokalizacji. Konferencje, a także inne eventy w sieci cieszą się obecnie ogromnym powodzeniem. Firmy chętnie je organizują, ponieważ taka formuła daje szerokie spektrum możliwości. Cyfrowe projekty umożliwiają przede wszystkim dotarcie do większej liczby zainteresowanych osób w porównaniu do tradycyjnych wydarzeń. W przypadku eventów wirtualnych znikają bariery geograficzne czy różnice czasowe – widzowie mogą brać udział w spotkaniu, siedząc wygodnie przed komputerem we własnym domu. Wirtualną przestrzenią, w której odbywają się konferencje online, jest specjalna platforma internetowa. To nowoczesne narzędzie, dzięki któremu można zorganizować praktycznie każdy rodzaj eventu. W zależności od skali i charakteru wydarzenia możemy wybrać mniej lub bardziej zaawansowane rozwiązanie. Najprostsze warianty umożliwiają m.in. połączenie audio-wideo oraz udostępnianie prezentacji. Dla bardziej rozbudowanych projektów najlepiej sprawdzą się wyspecjalizowane platformy eventowo-targowe rozszerzone o dodatkowe funkcjonalności, np. networking, opcje sponsorskie czy narzędzia analityczne.

Jak z głową zorganizować wirtualną konferencję?

Organizacja konferencji online jest bardzo pracochłonna i wymaga dużego zaangażowania. Przygotowanie eventu wirtualnego krok po kroku to nie lada wyzwanie, gdyż wymaga doskonałego zgrania wielu czynników w wyznaczonym czasie. Podstawą jest wymieniona wyżej platforma obsługiwana przez dedykowane oprogramowanie, która pozwoli dotrzeć do widzów zgromadzonych przed ekranami monitorów i zachęcić ich do aktywnego udziału w spotkaniu. Jednak wybór odpowiedniej technologii to nie wszystko. Na liście zadań organizatora konferencji wirtualnej powinny znaleźć się również takie działania jak:

• zdefiniowanie wydarzenia, jego celów i grupy odbiorców,
• przygotowanie wstępnego planu spotkania,
• oszacowanie budżetu,
• znalezienie studia do organizacji nagrania,
• przygotowanie sprzętu do transmisji online,
• zaproszenie prelegentów,
• poinformowanie uczestników,
• wypromowanie eventu.

Na rynku działa wielu zawodowców, którzy znają ten ekosystem od podszewki. Ekspertami w planowaniu wydarzeń online i hybrydowych są profesjonalni event managerowie. Do ich zadań należy szeroko rozumiana organizacja imprez w taki sposób, aby urzeczywistnić konkretną wizję i koncepcję. Firmy eventowe na każdym polu dążą do maksymalizacji potencjalnych zysków klienta – zarówno w aspekcie finansowym, jak i PR-owym. Kompleksowe planowanie konferencji online, wytypowanie miejsca prowadzenia transmisji, zarządzanie budżetem czy tworzenie planów marketingowych to tylko część kwestii, w których pomoże agencja eventowa. Kraków, Warszawa czy Katowice to miasta, w których nigdy nie zabraknie rzetelnych i sprawdzonych partnerów do wszelkiego rodzaju imprez i wydarzeń odbywających się na żywo w Internecie. Ktoś, kto organizuje event online po raz pierwszy, zdecydowanie powinien rozważyć skorzystanie z ich pomocy.