Niszczenie dokumentów prowadzi do tego, że umieszczonych w nich informacji nie sposób ponownie odtworzyć. Tymczasem archiwizacja jest jego przeciwieństwem, pozwalając nam przez cały czas zachować do nich dostęp. Jak dokonać wyboru, pomiędzy zniszczeniem a przechowywaniem? Oto kluczowe czynniki decyzyjne.
Podstawowym czynnikiem ograniczającym w niszczeniu dokumentów jest obowiązujące prawo. Ustawodawca nakłada zarówno na przedsiębiorców, jak i na osoby prywatne obowiązek przechowywania dokumentów przez określony czas. Przykładowo dla dokumentacji księgowej okres ten wynosi 5 lat. Dopiero po upływie wyznaczonego terminu można ją bezpiecznie zutylizować, a dodatkowo nikt nie będzie mógł od nas żądać jej przedstawienia. Zanim przejdziemy do utylizowania dokumentów, sprawdźmy ich datę zapadalności. Jeśli wciąż są “w terminie”, warto skorzystać z usługi archiwizacji, z której specyfiką można zapoznać się tutaj: https://www.rhenus-office.pl/uslugi/archiwizacja-i-przechowywanie/archiwizacja-dokumentow-i-akt/.
Nie wszystkie dokumenty trzeba przechowywać przez określoną liczbę lat. Niektóre można zutylizować niemal natychmiastowo, pozostaje jedynie pytanie, czy warto? Należy zastanowić się, czy dokumenty:
mogą być nam potrzebne w przyszłości,
mają związek z innego rodzaju dokumentami, których przechowywanie jest obowiązkowe,
mogą nam pomóc w prowadzeniu czynności biznesowych,
będą trudne do uzyskania w formie duplikatów?
Jeśli odpowiedź na którekolwiek z powyższych pytań jest twierdząca, lepiej rozważyć pozostawienie dokumentów w firmie przynajmniej przez pewien czas. To, które papiery zniszczyć, a które zarchiwizować, można ustalić z pomocą specjalistów. Ich oferta dostępna jest na stronie https://www.rhenus-office.pl/. Czasami te, które wydają się potrzebne, w rzeczywistości nie mają większej wartości.
Przeterminowana dokumentacja? Brak miejsca w archiwum? W takich przypadkach najkorzystniejsze okazuje się niszczenie dokumentów. Dlaczego wiele firm rezygnuje z tego rozwiązania? Powodem jest brak odpowiedniego sprzętu i doświadczonego personelu. Warto skorzystać z usług zewnętrznych, z których specyfiką można zapoznać się na stronie https://www.rhenus-office.pl/uslugi/niszczenie-nosnikow-informacji/niszczenie-dokumentow-w-systemie-bezpiecznych-pojemnikow/. Archiwizacja dokumentów pociąga za sobą duże koszty, dlatego niszczenie tych, które nie służą w żaden sposób firmie, jest koniecznością.
