Dlaczego należy niszczyć akta finansowe i księgowe?

Akta finansowe i księgowe zawierają dane, które, mimo że nie są już potrzebne do bieżącej pracy, nadal podlegają ochronie. Przechowywanie ich w firmie po upływie wymaganego przepisami okresu nie tylko zajmuje miejsce, ale przede wszystkim naraża przedsiębiorstwo na poważne ryzyko wycieku danych.

Okresy retencji są jasno określone przez prawo. Przykładowo:

• faktury VAT należy przechowywać przez 5 lat od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku,
• dokumenty związane z ZUS przez 10 lat,
• sprawozdania finansowe przez minimum 5 lat,
• księgi rachunkowe przez co najmniej 5 lat.

Po upływie tych terminów dane nie mogą być dalej przetrzymywane. Zbyt długie przechowywanie dokumentów zawierających dane chronione zwiększa ryzyko naruszenia przepisów RODO, np. w wyniku przypadkowego udostępnienia czy kradzieży. Może to prowadzić nie tylko do utraty reputacji, ale również do odpowiedzialności finansowej i prawnej po stronie administratora danych.

Właśnie dlatego terminowe i zgodne z przepisami niszczenie dokumentów jest nie tylko dobrą praktyką, ale obowiązkiem każdej firmy.

Niszczenie akt, jak robić to bezpiecznie?

Bezpieczne niszczenie akt to proces, który wykracza daleko poza wrzucenie dokumentów do niszczarki. Szczególnie w przypadku dokumentów finansowych i księgowych, które zawierają dane osobowe, obowiązują ściśle określone zasady. Ich nieprzestrzeganie może skutkować poważnymi konsekwencjami prawnymi.

Aby proces był zgodny z przepisami, musi odbywać się w odpowiednio zabezpieczonej przestrzeni, z ograniczonym dostępem dla osób nieupoważnionych. Co więcej, powinien być realizowany przez przeszkolonych pracowników, którzy znają procedury ochrony danych.

Kolejnym istotnym aspektem jest odpowiedni sprzęt. Zwykła biurowa niszczarka nie wystarczy. Dokumenty muszą być zniszczone w sposób uniemożliwiający ich odtworzenie (np. zgodnie z normą DIN 66399, która definiuje poziomy bezpieczeństwa przy niszczeniu danych). Na koniec dokumenty powinny zostać zutylizowane, a cały proces udokumentowany w formie protokołu niszczenia.

Nie każda firma dysponuje jednak zasobami, które pozwalają spełnić te wymagania. Dlatego coraz więcej z nich decyduje się na outsourcing niszczenia dokumentów. To wygodniejsze, bezpieczniejsze i często bardziej opłacalne.

Niszczenie akt, dlaczego warto je zlecić?

Zlecenie niszczenia akt finansowych i księgowych profesjonalnej firmie to nie tylko wygoda, ale i gwarancja zgodności procesu z obowiązującymi przepisami. Zewnętrzny usługodawca przejmuje odpowiedzialność za bezpieczny przebieg niszczenia, minimalizując ryzyko błędów i ewentualnych konsekwencji prawnych po stronie administratora danych.

Jedną z firm, która specjalizuje się w bezpiecznym niszczeniu dokumentacji, jest EkoAkta. Proces niszczenia przebiega w ściśle kontrolowanych warunkach, z zachowaniem pełnej poufności i zgodnie z normą DIN 66399. Każdy etap, od odbioru dokumentów, przez transport, po fizyczne zniszczenie, jest dokumentowany. Klient otrzymuje certyfikat niszczenia, który może stanowić potwierdzenie do celów wewnętrznych lub audytowych.

Zlecenie niszczenia akt firmie zewnętrznej to również oszczędność czasu, zasobów i pieniędzy. Nie trzeba inwestować w specjalistyczny sprzęt ani angażować pracowników do procesów, które mogą być czasochłonne i obarczone ryzykiem błędu.

Jeśli chcesz mieć pewność, że Twoje akta finansowe i księgowe są niszczone zgodnie z prawem: rozważ współpracę z doświadczonym partnerem. Czasem wystarczy jeden telefon, by zdjąć z siebie odpowiedzialność i zyskać spokój.

Artykuł nie stanowi porady prawnej