Zlecenie oznaczonych zadań zewnętrznym firmom pozwala zredukować koszty, bowiem zatrudnienie kadry wyspecjalizowanych pracowników jest procesem droższym i bardziej złożonym niż zawarcie umowy outsourcingu. W taki właśnie sposób należy rozumieć outsourcing IT, czyli jako przekazanie obsługi informatycznej do zewnętrznej, profesjonalnie przygotowanej firmy świadczącej usługi informatyczne.
Wykorzystywanie nowych technologii i systemów informatycznych to doskonały sposób na dynamiczny i efektywny rozwój przedsiębiorstwa. Usprawnienie procesów pozwala zredukować koszty i osiągnąć lepszy wynik finansowy w krótszym czasie. Aby jednak osiągnąć taki efekt niezbędna jest fachowa wiedza i doświadczenie specjalistów - zwłaszcza w tak skomplikowanej i złożonej dziedzinie jaką jest branża IT. Zatrudnienie wykwalifikowanych pracowników na cały etat czy inwestowanie w wewnętrzne szkolenia może okazać się nieopłacalne, zbyt czasochłonne i nie gwarantuje sukcesu. W takim przypadku warto zdecydować się outsourcing informatyczny. Polega on na współpracy z firmą zewnętrzną w ramach zleconych jej określonych zadań.
Wachlarz zadań możliwych do zlecenia w ramach outsourcingu IT jest bardzo szeroki i zależy w dużej mierze od zapotrzebowań danej firmy. Większość firmy świadczących usługi outsourcingu informatycznego oferuje przeprowadzenie specjalnego audytu, który pozwoli wspólnie ustalić szczegóły współpracy. Korzyści, jakie pozwala osiągnąć zlecenie usług IT to przede wszystkim:
Tak jak zostało wspomniane outsourcing IT może obejmować wiele usług związanych z obsługą informatyczną przedsiębiorstw. Do najpopularniejszych z całą pewnością można zaliczyć zadania związane z utrzymaniem i aktualizacją sieci i serwerów, rozwój specjalistycznych oprogramowań wspomagających procesy w firmie, a także Helpdesk (czyli wsparcie techniczne).
Umowa outsourcingu to oficjalne porozumienie między przedsiębiorcą, a firmą oferującą usługi informatyczne. Umowa taka stanowi podstawę prawną stosunków między jej stronami, a jej istotą jest określenie kluczowych elementów regulujących prawa i obowiązki każdej ze stron. Do najważniejszych elementów wymagających uregulowania w umowie zaliczyć można przede wszystkim: zakres świadczonych usług, poziom usług (Service Level Agreements), cena i warunki płatności, prawa własności intelektualnej i poufności, warunki zakończenia umowy , a także zasady rozstrzygania sporów.
Branża IT od kilku lat stanowi zdecydowanie najbardziej dynamicznie rozwijającą się gałąź gospodarki. Duży wzrost zainteresowania usługami informatycznymi, będący odpowiedzią przedsiębiorców na szybki rozwój technologiczny wymusza dostosowanie się firm świadczących usługi IT do aktualnie obowiązujących norm prawnych. Przepisy prawa często są skomplikowane i nie sposób za nimi „nadążyć” bez profesjonalnej obsługi prawnej. W każdym przedsiębiorstwie prowadzenie działalności zgodnie z obowiązującym prawem jest bardzo istotne, gdyż wszelkie nieprawidłowości mogą narazić firmę na kary nałożone decyzją administracyjną lub straty finansowe wywołane bądź przegranym procesem bądź na przykład wadliwie skonstruowaną umową.
Kancelarie prawne oferujące wsparcie przedsiębiorców IT specjalizują się w gałęziach prawa, które są szczególnie ważne z uwagi na charakter usług w branży informatycznej. Współpraca z profesjonalistami to między innymi zminimalizowanie ryzyka związanego z potencjalnym naruszeniem praw autorskich, kompleksowo uregulowane kwestie udzielanych licencji, czy przeprowadzenie audytu własności intelektualnej.
Warto pamiętać, że to właśnie odpowiednio przygotowani prawnicy mogą zagwarantować odpowiednio przygotowane kontrakty IT, regulaminy sklepów internetowych, czy wdrożenie RODO.
Umowa IT (często zwana również umową informatyczną) jest umową prawną, która reguluje stosunki między stronami, dotyczące najczęściej dostarczania, wdrażania lub utrzymania systemów informatycznych, oprogramowania, usług informatycznych lub innych technologicznych rozwiązań. Umowa jest kluczowym elementem współpracy pomiędzy zamawiającym, a dostawcą rozwiązań technologicznych i powinna zawierać istotne składniki regulujące prawa i obowiązki stron. Przedmiotem podmiotów zawierających umowę IT mogą być różne usługi, dlatego trudno jest sporządzić uniwersalną listę elementów, która byłaby odpowiednia dla wszystkich umów dotyczących projektów IT. Niemniej jednak, należy wskazać na kilka aspektów, które zdecydowanie warto zawrzeć w większości umowach informatycznych, a są to:
Wymienione wyżej składniki umowy stanowią swego rodzaju standard we wszelkich umowach cywilnoprawnych, niezależnie od branży w ramach której zostają zawierane. Natomiast ze względu na specyfikę branży informatycznej, warto również uregulować w umowie kwestie gwarancji i wsparcia technicznego, warunki poufności i ochrony danych czy postanowienia dotyczące własności intelektualnej.
Profesjonalna obsługa prawna kancelarii zajmujących się prawem IT to przede wszystkim pomoc w tworzeniu oraz negocjowaniu umów, która zabezpieczy interesy wykonującego jak i zlecającego oznaczoną usługę. Wyspecjalizowani prawnicy, którzy posiadają wiedzę i doświadczenie w dziedzinie nowych technologii są w stanie znaleźć rozwiązania satysfakcjonujące obie strony umowy.
Odpowiednie przygotowanie takich umów IT jak: umowa o świadczenie usług informatycznych, umowy SLA, umowy licencyjne, umowy wdrożeniowe czy umowy serwisowe jest kluczowe dla prawidłowych stosunków z klientem i może uchronić przedsiębiorcę od ewentualnych sporów.
