Jaką kasę fiskalną wybrać do kawiarni?

Odpowiednie wyposażenie kawiarni to nie tylko zastawa stołowa, dekoracje czy szeroki wybór oryginalnych gatunków kawy. Równie ważne są kwestie, nad którymi na ogół nie zastanawiają się klienci lokalu, jak choćby sprzęt pozwalający na sprawne rejestrowanie transakcji. Najważniejszy będzie tu bez wątpienia wybór kasy fiskalnej, która zagwarantuje pracownikom możliwość bezproblemowego realizowania zamówień i nie narazi nas na częste awarie. Czym należy się kierować przy zakupie kasy fiskalnej do kawiarni?

Kasa fiskalna do kawiarni – obowiązek posiadania

Polskie przepisy regulujące płacenie podatku VAT obejmują zarówno listę podmiotów, które są zobowiązane do rejestrowania transakcji, jak i szczegółowy opis sytuacji, w których dana firma może być zwolniona z takiego obciążenia. Osoby, które dopiero rozpoczynają swoją przygodę z prowadzeniem własnej kawiarni, niekiedy reagują entuzjazmem na początkowe informacje na ten temat. Przepisy zawierają bowiem konkretne dane o wysokości obrotu, poniżej którego nie jest konieczna kasa rejestrująca.

Niestety, by pozostawać w zgodzie z prawem, należy uzupełnić je z kolei o listę wyłączeń od powyższego zwolnienia. Jedno z nich obejmuje zarówno wszystkie lokale zajmujące się przyrządzaniem i sprzedażą żywności, jak i firmy prowadzące działalność gastronomiczną na zasadzie cateringu. Jak widać, kasa fiskalna do kawiarni to zakup, bez którego taki lokal w ogóle nie mógłby rozpocząć działalności, i to już od pierwszej złotówki obrotu.

Na całe szczęście współczesne kasy fiskalne do kawiarni i innych małych biznesów projektowane są w sposób, który znacznie ułatwia ich obsługę nawet nieprzeszkolonym osobom. Wybierając tego typu kasę rejestrującą, nie musimy się obawiać, że pracownicy sobie z nią nie poradzą – z łatwością poznają tajniki jej działania już pierwszego dnia pracy.

Kasy fiskalne do kawiarni – nowe przepisy

Konieczność korzystania z kas rejestrujących przy prowadzeniu restauracji lub kawiarni może budzić początkowe zdziwienie u osób, które dopiero planują taki biznes. Dla pozostałych właścicieli lokali gastronomicznych nie jest jednak niczym nowym. Nowości pojawiły się w tym roku w innym zakresie wypełniania tego obowiązku. Otóż z dniem 1 lipca 2020 roku kawiarnie i inne placówki gastronomiczne zostały zobowiązane do wprowadzenia nowego typu kas fiskalnych, bez względu na rozmiar lokalu.

Kasy fiskalne do kawiarni, z których należy obecnie korzystać, to kasy fiskalne online. Co to oznacza? Od tradycyjnych kas fiskalnych różnią się one przede wszystkim sposobem rejestrowania, przetwarzania i przekazywania informacji o transakcjach zawartych na terenie lokalu. Kasa fiskalna do kawiarni nowego typu nie jest jedynie programem komputerowym, jak może sugerować jej nazwa.

To fizyczne urządzenie o kompaktowej formie, które posiada wbudowane funkcje, umożliwiające przesyłanie danych do zewnętrznego Repozytorium, zarządzanego przez Krajową Administrację Skarbową. Kasa pobiera zarejestrowane dane co 2 godziny lub w terminach zależnych od systemu połączeń Repozytorium. Sposób poboru danych może się różnić w zależności od modelu kasy, na który się zdecydujemy. Może on obejmować przekaz po kablu USB, bezprzewodowy przesył danych oraz wykorzystanie modemu.

Kasa fiskalna cena – ile to kosztuje?

Choć kasy fiskalne online były dostępną opcją dla właścicieli biznesów już w połowie roku 2019, obowiązek ich wprowadzenia w różnych rodzajach firm został rozłożony w czasie. Mimo, iż informacje na ten temat były dostępne już od jakiegoś czasu, wielu właścicieli kawiarni wciąż nie zdążyło zrobić miejsca na ten zakup w swoim budżecie. Co więcej, zupełnie niespotykane w skali światowej wydarzenie, jakim stała się epidemia koronawirusa, dodatkowo utrudniło stworzenie planu zakupu wielu przedsiębiorcom.

Dobra wiadomość w związku z koniecznością wymiany kasy rejestrującej na kasę fiskalną online ma związek z możliwością uzyskania ulgi na jej zakup. Działa to na tych samych zasadach, co dotychczasowe warunki przyznawania ulg – niemożliwe jest odliczenie kwoty przekraczającej 700 zł. Na pierwszy rzut oka wydaje się to sporym problemem. Jeżeli interesuje nas nowego typu kasa fiskalna cena tych urządzeń prawie zawsze przekracza 1000-1500 złotych, w niektórych przypadkach sięgając nawet do 2000 złotych.

To zatem konkretny wydatek, na który w budżecie napiętym przez warunki kwarantanny mogło brakować przestrzeni. Z drugiej jednak strony kasa fiskalna do kawiarni, która działa online, to także perspektywa realnych oszczędności – zarówno na czasie, jak i na materiałach używanych w tradycyjnych kasach. Można się zatem spodziewać, że inwestycja w kasę fiskalną online zwróci się w szybkim tempie, a rozwijający się biznes poradzi sobie z tą sytuacją.

Kasa fiskalna do kawiarni – jaką wybrać?

Producenci kas fiskalnych proponują nam obecnie szeroki wybór modeli, a ich oferta dosyć szybko została poszerzona o nowoczesne, wymagane przez przepisy kasy fiskalne online. Jeżeli chodzi o samą budowę kasy, nie należy się obawiać, że kasa fiskalna do kawiarni w wersji online będzie trudniejsza w obsłudze. Posiada ona pełen zestaw tych samych funkcjonalności i ułatwień dla pracownika, co wszystkie inne kasy.

Kupując ją, warto dowiedzieć się od producenta o warunki fiskalizacji oraz serwisowania, ale inwestycja w najdroższy możliwy model raczej na pewno nie będzie konieczna. Jeżeli natomiast zależy nam, by w dużym stopniu usprawnić prowadzenie każdej transakcji, pomyślmy nad zamianą standardowej kasy fiskalnej na innowacyjny kasoterminal.

Kasy fiskalne do kawiarni online występują na rynku także w tej wersji, spełniając wymogi stawiane przed kasami online, ale dodatkowo umożliwiając klientom płatności bezgotówkowe. Może się okazać, że zakup kasoterminala przyniesie pewne oszczędności, zwłaszcza, jeśli terminal, z którego do tej pory korzysta właściciel kawiarni, ma już swoje lata i wymaga wymiany w niedługim czasie. Dzięki kasoterminalowi nie musimy martwić się o serwis i konserwację dwóch różnych urządzeń, a cały proces obsługi takiego sprzętu jest maksymalnie uproszczony i przyjazny użytkownikowi.

Artykuł powstał we współpracy z firmą Mico, posiadającą szeroki asortyment kas i drukarek fiskalnych.